Digitale Dokumentenverwaltung
Schluss mit Ordnerchaos und verlorenen Dokumenten. Unser System erfasst alle eingehenden Dokumente automatisch, klassifiziert sie nach Ihren Vorgaben und macht sie durchsuchbar.
Leistungsumfang:
- Automatische OCR-Texterkennung für gescannte Dokumente
- Intelligente Verschlagwortung und Kategorisierung
- Volltextsuche über alle gespeicherten Dateien
- Versionskontrolle und Bearbeitungshistorie
- Zugriffsrechte-Verwaltung nach Abteilungen
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungen durchlaufen durchschnittlich fünf manuelle Schritte, bevor sie bezahlt werden. Wir reduzieren das auf einen einzigen Klick.
Leistungsumfang:
- Automatische Extraktion von Rechnungsdaten
- Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen
- Digitaler Freigabeworkflow mit Eskalation
- Integration mit DATEV und gängiger Buchhaltungssoftware
- Automatische Zahlungsvorschläge basierend auf Konditionen
Vertragsmanagement-System
Verträge enden nicht mit der Unterschrift. Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen und Preisanpassungen müssen überwacht werden. Unser System übernimmt das.
Leistungsumfang:
- Zentrale Vertragsdatenbank mit Suchfunktion
- Automatische Erinnerungen an Fristen und Termine
- Workflow für Vertragsverlängerungen und Neuverhandlungen
- Übersicht über Vertragskosten und Budgetauswirkungen
- Digitale Unterschriftenintegration
Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Prozesse binden Ressourcen, die Sie anderswo sinnvoller einsetzen könnten. Wir identifizieren diese Prozesse und automatisieren sie.
Leistungsumfang:
- Prozessanalyse und Optimierungsberatung
- Individuelle Workflow-Konfiguration ohne Programmierung
- Automatische Aufgabenzuweisung und Statusverfolgung
- Integration mit E-Mail, Kalender und bestehenden Systemen
- Reporting und Prozess-Analytics
Cloud-Archivierung
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfordern sichere Langzeitspeicherung. Gleichzeitig muss der Zugriff jederzeit möglich sein.
Leistungsumfang:
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Automatische Verschlüsselung und Backup-Replikation
- Rechenzentren in Deutschland mit ISO 27001-Zertifizierung
- Schneller Zugriff über Weboberfläche und API
- Automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Compliance & DSGVO-Management
Datenschutz ist kein Zusatzfeature, sondern rechtliche Verpflichtung. Unser System dokumentiert alle Vorgänge automatisch und macht Sie audit-sicher.
Leistungsumfang:
- Automatisches Verarbeitungsverzeichnis gemäß DSGVO
- Consent-Management und Auskunftserteilung
- Audit-Trail für alle Dokumentenzugriffe
- Automatische Datenlöschung nach Zweckerfüllung
- Compliance-Dashboard mit Risikoüberwachung